概要
NotarHubは、公証手続きと関連サービスを提供するためにお預かりする個人情報の適切な管理を重要視しています。本プライバシーポリシーは、利用者がサービスを安心してご利用いただけるよう、収集する情報の種類、利用目的、第三者提供、保管期間および利用者の権利について分かりやすく説明します。所在地：〒301-0803 茨城県龍ケ崎市塗戸町3丁目18番地。連絡先電話：+817072689622。事業者ID：2953838531246。政策の施行日：25-03-2026。NotarHub.biz上のサービス利用にあたり本ポリシーが適用されます。必要な情報は最小限に留め、業務遂行に必要な範囲でのみ利用します。
定義
本ポリシーで使用する主要な用語の意味を以下に示します。これらの定義はポリシー全体で一貫して適用され、利用者が自身の情報がどのように扱われるかを理解しやすくします。
収集する情報
NotarHubは、サービス提供に必要な最小限の情報を収集します。収集する情報は、ユーザーから直接提供される情報、自動的に取得される情報、第三者から提供される情報に分類されます。
ユーザーが提供する情報
サービス申込、本人確認、問い合わせ対応、契約締結のためにユーザーから直接提供される情報の例は以下の通りです。これらは正確な手続きと迅速な対応に必要な情報です。
- 氏名（依頼者および関係者の氏名）
- 連絡先情報（メールアドレス、電話番号、郵送先住所）
- 身分証明書の情報（運転免許証、パスポート等、本人確認のために必要な範囲）
- 公証対象の文書内容および契約情報（手続きに必要な書類、契約書の写し等）
- 支払いに関する情報（請求先情報、支払い履歴。カード情報は決済事業者を通じて処理されます）
- サービス利用時の通信記録や問い合わせ内容（サポート履歴含む）
自動的に収集される情報
ウェブサイトやプラットフォームの利用に伴い、自動的に収集される情報はサービス改善とトラブル対応に活用します。個人の特定に直結しない形で扱うことを基本とします。
- アクセスログ（訪問日時、閲覧ページ、利用時間）
- デバイス情報（ブラウザ種類、端末モデル、OS、画面解像度）
- IPアドレスとおおよその位置情報（国・地域レベル）
- クッキーや類似技術により取得される識別子
- エラーログやパフォーマンス情報（サービス改善のため）
- 利用に関する統計データ（匿名化・集約して分析）
第三者から受け取る情報
ユーザーの利便性向上や法令遵守のため、外部事業者から情報を受け取る場合があります。受け取る情報は必要最小限に留め、適切に管理します。
- 本人確認サービス提供者からの認証結果（本人確認の実施に必要な範囲）
- 決済代行業者からの支払い確認情報（支払い完了の通知や請求情報）
- クラウドホスティングおよび解析ツール提供者からのサービス利用データ（集約されたログ等）
利用目的
収集した情報は以下の目的のために利用します。目的は業務の遂行とユーザーの利便性向上に直結する範囲に限定します。
- 公証手続きの提供・履行（書類確認、署名立会い、証明書発行）
- 本人確認と本人性の検証（法的要件および不正防止のため）
- 支払い処理および請求、経理処理
- ユーザーからの問い合わせ対応とサポート提供
- サービスの改善、利用状況の分析、品質管理
- 法令遵守や訴訟対応等の法的義務の履行
- マーケティングや新サービス案内（事前の同意がある場合）
- 不正行為の検出および予防、安全なサービス提供のためのリスク管理
法的根拠
当社が個人データを処理する際の主な法的根拠は以下のとおりです。処理は目的に応じた適切な根拠に基づいて行われます。
- 契約履行：サービス提供に必要な処理は契約の履行のための処理です。
- 法的義務の履行：本人確認や帳簿管理など、法令で求められる処理。
- 正当なメリット：不正防止、セキュリティ維持、事業運営のために当社の正当なメリットに基づき処理する場合。
- 同意：マーケティング等、利用者から明示的な同意を得た処理に関しては同意に基づきます。
利用者の権利（GDPRに準拠する場合）
EU域内の個人のデータに適用されるGDPRに準拠した権利についても、該当する場合には尊重します。以下は主な権利の概要です。
- アクセス権：当社が保有する個人データの有無とその利用目的を確認する権利。
- 訂正権：不正確な個人データの訂正を求める権利。
- 消去権（忘れられる権利）：一定の条件の下でデータの削除を求める権利（ただし法的義務や契約の履行に必要な場合は制限されることがあります）。
- 処理の制限を求める権利：特定の条件下で処理を制限するよう要求する権利。
- データポータビリティの権利：提供されたデータを構造化された一般的に使用される形式で受け取り、他の事業者へ移転する権利。
- 異議申し立ての権利：正当なメリットに基づく処理に対し異議を申し立てる権利（商業的目的の処理に対する異議申し立ても含む）。
データ共有
業務遂行や法令遵守のため、必要に応じて第三者とデータを共有することがあります。共有先は限定され、秘密保持および適切な安全対策を義務付けます。
- 本人確認を行う外部認証サービスプロバイダ
- 決済処理を担当する決済代行会社
- クラウドホスティングおよびバックアップ提供事業者
- サービス改善のために利用する解析ツール提供者（集約データ）
- 法的要請に応じて情報開示が必要な場合の公的機関
- 業務委託先（顧客対応、配送、書類管理等）
国際データ転送
NotarHubはサービス提供の都合上、情報を日本国外へ転送する場合があります。転送先においても適切な保護措置を講じ、必要に応じて契約上の保障を設けます。
国際転送にあたっては、標準契約条項の採用、適切な技術的・組織的措置の実施、暗号化等によりデータ保護水準を維持します。具体的な措置は事案ごとに検討し、合法的に行います。
データ保持期間
個人データは、利用目的を達成するために必要な期間保持します。法令により保存が義務付けられる場合や、紛争解決のために必要な期間はその限りではありません。
アカウント情報は、アカウントが有効である限り保持します。解約後は一定の保存期間（法的義務や会計目的に応じて最大で7年間を目安に保存する場合があります）を経て削除または匿名化します。
問い合わせやサポートのやり取りは、問題解決と品質向上のために通常1年間程度保持します。重要な記録は事案ごとに適切な期間保存します。
アクセスログやシステムログはセキュリティ監査とサービス改善のために通常1〜3年の範囲で保持します。必要に応じて保管期間は調整されます。
ユーザーから削除要求を受けた場合、合理的な範囲で速やかに該当データの削除手続きを行います。ただし法的義務や契約上の保存義務がある場合は対応に制約が生じることがあります。削除が行われたデータの一部は監査ログや匿名化された統計データとして保持することがあります。
情報セキュリティ
NotarHubは情報の機密性・完全性・可用性を確保するために技術的および組織的対策を実施しています。リスクに応じた適切な管理策を講じ、従業員の教育とアクセス制御を徹底しています。
- 通信の暗号化（TLS）と保管データの暗号化を実施
- アクセス権限の最小化、二要素認証（必要に応じて導入）および定期的な権限見直し
- 定期的な脆弱性スキャン、ログ監視、バックアップおよびインシデント対応手順の整備
利用者の権利
利用者は下記の権利を行使できます。権利行使の際は本人確認を行い、不正利用を防止します。手続きや相談は下記のお問い合わせ先にご連絡ください。
- 情報へのアクセス要求：当社が保有する自身のデータの確認を請求できます。
- 訂正の要求：不正確または不完全なデータの修正を請求できます。
- 削除の要求：一定の条件下でデータの削除を請求できます（法的要件等により制限される場合あり）。
- 処理の制限要求：特定の条件下でデータ処理の制限を求めることができます。
- データポータビリティ要求：機械可読な形式で自身のデータを受け取り他者へ移転することを求めることができます。
- 異議申し立て：正当なメリットに基づく処理やダイレクトマーケティングに対する異議申し立てが可能です。
- 同意の撤回：同意に基づく処理については、いつでも同意を撤回できます（撤回は将来の処理に影響し、過去の処理の正当性を損なうものではありません）。
- その他の権利に関する情報を請求する権利。利用者は、当社が保有する個人データの取り扱いや第三者提供の履歴に関する追加情報を要求できます。
個人情報に関する請求方法
NotarHubでは、利用者が自身の個人情報にアクセス、訂正、削除、処理制限、異議申し立て、データポータビリティを請求する権利を尊重します。請求は下記の連絡先に必要事項（本人確認情報、請求の種類、該当データの説明）を添えてご連絡ください。合理的な範囲で速やかに対応いたします。
通常、請求の受領から30日以内に対応状況をご連絡します。追加情報が必要な場合や複雑な請求では、最大でさらに30日を要する場合があり、その際は理由と見込み期間をお知らせします。
マーケティングとコミュニケーション
NotarHubは、サービス改善や関連情報のお知らせのために、ご同意いただいたメールやSMSによるマーケティングを行うことがあります。送信する内容は、署名・公正証書のサポート、手続きの案内、キャンペーン情報など、利用者の利便性向上を目的とした情報に限定します。
配信停止をご希望の場合、メール下部の「配信停止」リンクをクリックするか、以下の連絡先に「配信停止希望」を明記してご連絡ください。配信停止の処理は通常7営業日以内に反映されます。
未成年者の取り扱い
NotarHubは未成年者（18歳未満）の個人情報を、保護者の同意なしに積極的に収集することはありません。未成年に関連する手続きの場合は、保護者や法定代理人による同意と確認を求めることがあります。
第三者リンクについて
当ウェブサイトには外部の第三者ウェブサイトへのリンクが含まれる場合があります。これらの外部サイトは当社の管理外にあり、そのプライバシー慣行についてNotarHubは責任を負いません。外部サイトを利用する前に、それぞれのプライバシーポリシーをご確認ください。
プライバシーポリシーの変更
本ポリシーは法規制やサービス内容の変更に応じて改訂されることがあります。重要な変更がある場合は、ウェブサイト上で告知し、必要に応じて利用者に直接通知します。最終更新日はページ上に表示します。